١٥ نوفمبر ٢٠١٩
 

قامت هذه الشركة بإلغاء هذه الوظيفة ولم تعد نشطة, لذلك لن يتم قبول أي تقدم طلب عليها
تفاصيل عن الوظيفة
القسم:
السكرتارية
مجموع الوظائف:
3
نوع الوظيفة:
دوام كامل
مكان العمل:
الرياض, المملكة العربية السعودية
الجنس:
ذكر
الجنسية:
سعودي
المستوى الوظيفي:
مبتدئ
التعليم :
دبلوم
الحد الأدنى من الخبرة:
2 سنوات(خبرة في السكرتاريا)
تاريخ النشر:
٢٠ فبراير ٢٠١٩
المهام الوظيفية
  • تنفيذ الخطط والتعليمات وتنظيم الأعمال الروتينية والتأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب مدير الإدارة.
  • إعداد جدول المواعيد والأعمال الشهرية الخاص بمدير الإدارة.
  • إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال مدير الإدارة.
  • المحافظة على المظهر العام لمكتب مدير الإدارة من حيث النظافة والترتيب.
  • تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بمدير الإدارة.
  • تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بمدير الإدارة.
  • حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب مدير الإدارة بشكل يضمن سلامتها وسرعة استدعائها.
  • استلام وتوجيه البريد والفاكس الوارد بأسم مدير الإدارة وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات.
  • كتابة محاضر جميع الاجتماعات والجلسات والتي يكون مدير الإدارة طرفاً فيها.
  • التحضير للاجتماعات الخاصة بمدير الإدارة أو الاجتماعات الدورية وتنسيق وتجهيز كل الوثائق والمستندات التي تخص موضوع الاجتماع.
  • مساعدة مدير الإدارة في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصي.
  • استقبال وإجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب مدير الإدارة وفهرسة أرقام التليفونات والعناوين.
  • تنظيم وفهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على مدير الإدارة ومتابعة القرارات الصادرة بشأنها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها.
  • التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية والكتابية للإدارة.
  • توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها مدير الإدارة وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة.
  • كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب لرفعه لمدير الإدارة.
  • أي مهام أخرى توكل إليه من قبل مدير الإدارة.

المهارات المطلوبة

استخدام برامج الأوفيس
إدارة الوقت